Jahresabschluss – 7 Tipps für die Buchhaltung Ihrer Firma
In diesem Artikel erhalten Sie wertvolle Tipps, was Sie bei der Jahresabschluss-Buchhaltung in der Schweiz beachten müssen. Mit unserer Checkliste sind Sie optimal vorbereitet und vergessen garantiert keinen wichtigen Schritt. So können Sie den Jahresabschluss Ihrer Firma ohne Probleme in Angriff nehmen.
Bedeutung der Jahresabschluss-Buchhaltung
Der Jahresabschluss markiert den Abschluss eines Geschäftsjahres und ist für Unternehmen jeder Grösse von zentraler Bedeutung. Er gibt Auskunft über Vermögenswerte, Schulden, Erträge und Aufwendungen und dient sowohl internen als auch externen Interessengruppen als Informationsquelle.
Doch wie gestaltet sich der Prozess der Erstellung des Jahresabschlusses? Welche Schritte sind notwendig, um eine vollständige und korrekte Darstellung der Geschäftszahlen sicherzustellen? In diesem Beitrag möchten wir die aus unserer Sicht wichtigsten Knackpunkte bei der Erstellung des Jahresabschlusses erläutern und praktische Hinweise geben.
Welche Aspekte müssen beim Jahresabschluss beachtet werden?
Gute Vorbereitung ist der wichtigste Hebel, um das Jahr buchhalterisch sauber abzuschliessen. Mit unserer Checkliste von Punkten, die Sie dabei beachten sollten, können Sie sicher sein, dass bei der Durchführung des Jahresabschlusses nichts vergessen geht.
1. Vorjahreszahlen und GV-Protokoll für den Abschluss bereithalten
Die Eröffnungsbilanz des aktuellen Jahres muss mit dem Jahresabschluss vom Vorjahr übereinstimmen. Deshalb ist es wichtig, dass man diese Zahlen bereithält. Ausserdem sollte sichergestellt werden, dass das unterzeichnete GV-Protokoll vorliegt und die Gewinnverwendung gemäss Beschluss von der Generalversammlung verbucht wurde.
2. Abstimmung von Kassen und Bankkonten beim Jahresabschluss
Vergleichen Sie jeweils die Buchhaltungsdaten mit den Kontoauszügen der Bank, um Unstimmigkeiten wie fehlende Buchungen oder falsche Beträge aufzudecken. Der Banksaldo muss mit dem Kontoauszug der Bank übereinstimmen. Bei der Kasse ist eine physische Zählung per Stichtag durchzuführen und mit dem buchhalterischen Kassenbestand abzugleichen.
3. Umgang mit offenen Debitoren und Kreditoren beim Jahresabschluss
Sofern keine Nebenbücher geführt werden, empfehlen wir eine Auflistung aller offenen Posten (sogenannte Offen-Posten-Liste) zu erstellen. Diese enthält alle Forderungen bzw. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (besser bekannt als Debitoren und Kreditoren). Die Rechnungen, welche per Ende Geschäftsjahr noch offen sind, können manuell in die Buchhaltung eingebucht werden. Bei den Debitoren empfehlen wir eine Einzelwertberichtigung für dubiose Kundenausstände und / oder pauschale Wertberichtigungen zu bilden.
4. Umgang mit Vorräten und nicht fakturierte Dienstleistungen beim Jahresabschluss
Es ist notwendig, per Ende Geschäftsjahr eine physische Zählung und entsprechende Auflistung der Warenvorräte zu den Anschaffungs- oder Herstellungskosten durchzuführen. Auf den Warenvorräten kann ein sogenanntes Warendrittel gebildet werden, was steuerlich den Gewinn schmälert und gesetzlich erlaubt ist. Bei den noch nicht fakturierten Dienstleistungen sind alle erbrachten Leistungen aufzulisten, welche per Ende Geschäftsjahr noch nicht fakturiert wurden.
5. Periodische und sachliche Abgrenzungen beim Jahresabschluss
Rechnungen, welche nicht zur Jahresabschlussperiode gehören (z.B. bezahlter Aufwand des Folgejahrs wie Versicherungsprämien) oder Rechnungen, welche fehlen (z.B. noch nicht bezahlter Aufwand wie Treuhandkosten für die Abschlusserstellung) können via Konten «aktive / passive Rechnungsabgrenzung» abgegrenzt werden.
6. Buchhaltung für mobile und immobile Sachanlagen sowie immaterielle Anlagen
Bei mobilen und immobilen Sachanlagen sowie immateriellen Anlagen ist eine Aktivierungsgrenze festzulegen und konsequent umzusetzen. Sofern die Aktivierungsgrenze bei einer Investition nicht überschritten ist, wird die Anschaffung in den Aufwand verbucht. Wenn man z.B. eine Aktivierungsgrenze von CHF 3'000.– festgelegt hat und ein Computer für CHF 2'800.– gekauft wird, ist dies in den Aufwand zu verbuchen. Die aktivierten Anlagen sind jährlich abzuschreiben, und vorzugsweise zum steuerlich akzeptierten Abschreibungssatz (siehe dazu das Merkblatt A 1995 Geschäftliche Betriebe der Eidg. Steuerverwaltung ESTV).
7. Lohnbuchhaltung und Sozialversicherungen
Bei der Durchführung des Jahresabschlusses ist sicherzustellen, dass alle Gehälter und Sozialabgaben korrekt verbucht und abgerechnet sind. Zusätzlich sollten die Schlussrechnungen seitens Sozialversicherungsanstalt mit der eingereichten Lohnmeldung abgeglichen werden. Im Artikel «Lohnbuchhaltung-Software für Kleinunternehmen und KMU» zeigen wir Ihnen zudem, wie Sie diesen Schritt mit der passenden Software erleichtern können.
Fazit zur Jahresabschluss Buchhaltung
Wenn Sie diese Punkte beachten, dann steht einer erfolgreichen Erstellung des Jahresabschlusses nichts im Wege. In der Praxis wird die Buchhaltung zum Jahresende aber rasch komplex und ist mit einigem an Aufwand verbunden. Das betrifft sowohl den Jahresabschuss von Einzelfirmen wie auch von GmbHs oder Aktiengesellschaften. Oft ist es daher ratsam, den Jahresabschluss mit einer Expertin oder einem Experten durchzuführen. So vermeiden Sie Fehler und sparen gleichzeitig an wertvoller Zeit. Falls Sie Unterstützung bei der Durchführung des Jahresabschlusses Ihrer Firma möchten, stehen Ihnen unsere Treuhänderinnen und Treuhänder gerne zur Verfügung.
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